David Allen hat vor langer Zeit die Lösung für alle Probleme in Richtung Produktivität und Aufgabenmanagement gefunden und in ein Buch gepackt. Der Titel ist Programm „Getting Things Done“ oder kurz gesagt GTD1.
In der Ursprungsversion ist die Rede von viel Papier. Heute reden wir davon weniger Papier zu verbrauchen, Ressourcen zu schonen und organisieren uns mehr und mehr digital. Und hier liegen einige Fallstricke, die David Allen in der Neuauflage seines Buches zu adressieren versucht. In der Praxis entstehen dann noch ganz andere Themen. Ich will versuchen meinen Workflow, in Bezug auf das Aufgabenmanagement darzustellen und hoffe, dass es euch hilft euren Aufgabenberg in den Griff zu bekommen.
Überfällige Aufgaben sind OK
Das gibt die GTD-Methode so nicht her, aber das habe ich in der Praxis gelernt. Diese mentale Einstellung dient alleine der persönlichen Gesundheit und Aufrechterhaltung meiner mentalen Stabilität.
Wir sind keine Maschinen. Es ist völlig natürlich, dass wir nicht immer alles erledigen können, was wir uns vornehmen. Also ist es völlig in Ordnung, dass Aufgaben rot und überfällig werden. Und hier fängt GTD an zu helfen. Denn viele überfällige Aufgaben sind das, was unser Gehirn madig macht und sind der Grund für Unruhe, noch mehr überfällige Aufgaben, Stress und dann doch mentale Instabilität.
Denn die wichtigsten Punkte aus der GTD-Methode sind die folgenden:
- Tägliches Preview / Review der Aufgabenliste
- Wöchentliches Review / Preview der Aufgaben & Projekte
- Alles muss in das eine System, dem mein Gehirn vertraut
- Alle Eingänge werden „verarbeitet“
Gleich die ersten beiden sorgen dafür, dass überfällige Aufgaben kein Problem darstellen. Überfällige am Abend werden neu priorisiert & terminiert und den Empfängern der Leistung eine Mitteilung übersandt, wenn nötig. Und meist ist damit alles gut und mein Gehirn findet seine Ruhe. Es weiß, dass ich regelmäßig hinschaue, Ordnung halte und die Dinge erledige.
Wie sieht das nun genau aus…
Software
- TickTick für die Aufgabenverwaltung
- Meine „Single Source of Todos“, dort sammelt sich alles, was zu tun ist.
- Thunderbird für E-Mail, Kalender, Kontakte
- AddOn cb_thunderlink, um Links zu E-Mails zu generieren.
- Logseq für Notizen, Dokumentation, Sprachmemos, etc.
- Wenn Aufgaben eine Dokumentation brauchen oder aus einem Projekt kommen, dann ist hier der Ort an dem die Informationen festgehalten werden.
- Chat (Signal, WhatsApp, Matrix.)
- Signal App
- WhatsApp Web
- Element App
- gscan2pdf + tesseract (OCR)
- Brief-Post
- kSuite
- Cloud Dateien, Kalender, Kontakte
Mein Workflow
Eingänge leeren
Die Hauptsache besteht darin die Eingänge täglich zu leeren. Leer bedeutet, dass die Elemente, die geöffnet werden, dann auch verarbeitet und aus dem Eingang verschwunden sind. Das heißt nicht, dass diese erledigt sind.
Wer geht an seinen Briefkasten, schaut nach neuer Post, blättert diese kurz durch und legt sie dann wieder in den Briefkasten zurück?
Warum behandeln Milliarden Menschen ihre digitalen Posteingänge, als wären diese etwas anderes als ihr Briefkasten vor der Haustür?
Hier liegt einer der Gründe, der dazu führt, dass Dinge nicht erledigt werden und dass eine gewisse mentale Unruhe entsteht. Denn unterbewusst merkt unser Gehirn, dass der volle Posteingang kein guter Ort ist, um Aufgaben festzuhalten.
Im groben Überblick sieht mein Workflow so aus:
Verarbeiten der Elemente
Eingänge leeren ist ein sehr wichtiger Punkt. Damit die Eingänge geleert werden können, braucht es eine Vorgehensweise für die Verarbeitung der Dinge. Hier gibt es eine einfache Regel:
Alles, was weniger als 2 Minuten Deiner Zeit benötigt, das erledige sofort!
Damit das funktioniert, kann ich nicht 2 Minuten vor einem Meeting, noch schnell die Mails checken. Was dabei passiert ist pure Verschwendung, da bereits klar ist, dass ich die gleichen Mails nach dem Meeting „noch einmal“ checke. Und es ist auch klar, dass viele der bereits gecheckten Mails mehrere Male erneut gecheckt werden. Dabei werden Nachrichten immer und immer wieder gelesen oder überflogen. Und am Ende des Tages wird darüber gejammert, dass so viel zu tun ist, keine Zeit und viel zu viele E-Mails zu bearbeiten sind.
Also braucht es Zeitfenster, in denen die Eingänge geprüft, verarbeitet und geleert werden. Für mich haben sich 30 Minuten Zeitfenster einmal am Vormittag, am frühen Nachmittag und kurz vor Feierabend als gut herausgestellt. Wenn mein Kalender recht voll ist, dann blocke ich mir Zeit dafür. Ist er recht leer, dann kann ich die Blöcke flexibel platzieren.
Wenn ich die Eingänge bearbeite dann folge ich der von David Allen vorgestellten Vorgehensweise, die ich zur besseren Verinnerlichung in einem Schaubild skizziert habe:
Ich gehe nicht in der Tiefe auf die einzelnen Punkte ein, dazu lest ihr besser das Buch 😉. Die wichtigsten Punkte sind sicherlich die Frage „Worum handelt es sich?“ und „Kann ich etwas unternehmen / habe ich eine Aktion?“ Danach geht es um die 2 Minuten Regel, die ein wichtiges Entscheidungskriterium ist und wie mit den Elementen danach umgegangen wird.
Klar, sofort erledigtes ist erledigt und wenn es aufgehoben werden soll, dann landet es entweder im Archiv oder wird als Ressource für die spätere Verwendung abgespeichert.
Delegieren bedeutet, dass ich das Element weiterleite und mir eine Aufgabe erstelle, um im Blick zu haben auf was ich warte. Ich renne den Leuten nicht hinterher. Ich mache keinen Druck. Aber ich interveniere, wenn es zeitlich knapp wird, nehme den Verantwortlichen aber nicht ihre Verantwortung.
Verschieben bedeutet im Aufgabenkontext planen, also das Element in der Aufgabenliste (App) zu platzieren. Kontext und Hintergrund mitgeben und ganz wichtig (für mich) einen Termin vergeben. Es gibt nur sehr wenige Aufgaben, die keinen Termin haben. Ich will „alle“ Aufgaben früher oder später wieder sehen. Auch diejenigen, die auf der „Irgendwann / Vielleicht“ Liste stehen. Und wenn es nur darum geht, diese dann zu löschen, weil sich das Thema erübrigt hat.
Priorisierung der Aufgaben
Planen braucht Priorisierung und ich übe mich in der „intuitiven“ Priorisierung, die David Allen in seinem Buch anspricht.
Vor- und fremdbestimmte Arbeit wird meist von außen priorisiert oder über einen Terminwunsch oder eine Terminvorgabe zeitlich priorisiert. Letzteres bietet etwas mehr Flexibilität bei der persönlichen Planung. Ist die Priorität vorgegeben, dann sind die flexiblen Elemente der Aufgabenliste eventuell neu zu priorisieren und terminieren.
Bei der selbstbestimmten Arbeit richtet sich die Priorisierung an einer Kaskade aus, bei der es darum geht, die Dinge hoch zu priorisieren, die der Erfüllung des Sinn & Zweck dienen. Dazu ist es nötig für sich den Sinn & Zweck festzulegen. Eine Vision der Zukunft haben und Ziele, die erreicht werden sollen. Klarheit über die Verantwortungen, die jeder innehat und in welchen Projekten ich aktiv bin. Die Aufgaben die auf der Handlungsebene stehen, die sollen der Erfüllung der aufgeführten Punkte dienen und aus den Punkten ergeben sich die Aufgaben.
Beispiel intuitiver Priorisierung
| Ebenen intuitiver Priorisierung | Ausprägung |
| Sinn & Zweck | Der Familie ein sicheres Leben ermöglichen… |
| Vision | Ein Heim im Grünen ohne Reizüberflutung… |
| Ziele | Ein Haus bauen Baum pflanzen Kind großziehen … |
| Verantwortung | Vater Führungskraft Mitarbeiter Kampfsportler Musiker Kind … |
| Projekte | Hausbau Produktlaunch ABC Urlaub XY … |
| Handeln / Aufgaben | Aufstellen Finanzübersicht Prüfen Baukosten Prüfen Finanzierungsrahmen Entscheiden bauen ja / nein … |
Wenn mein Sinn & Zweck der ist, meiner Familie ein sicheres Leben zu bieten, meine Vision ein Heim im Grünen ohne Reizüberflutung und gesellige Familien-Events. Ich zum Beispiel ein Ziel habe, ein Haus zu bauen, dann entsteht das höchst wahrscheinlich aus meiner Verantwortung heraus Vater zu sein. Das Projekt das entsteht heißt Hausbau und die erste Aufgabe wird wahrscheinlich sein: „Aufstellen Finanzübersicht“.
Ist die Aufgabe erledigt und die Finanzübersicht erstellt, dann zahlt diese auf das Projekt ein, bringt mich dem Ziel ein Haus zu bauen vielleicht näher, trägt aber in jedem Fall dazu bei mehr Klarheit zu bekommen, ob die Vision und der Sinn & Zweck durch das Haus oder etwas anderes erfüllt werden würden. Wenn die Finanzen nicht ausreichen, um ein Haus zu bauen und das nicht zu ändern wäre, dann entsteht ein anderes Ziel und ein anderes Projekt, mit anderen Aufgaben.
Sinn & Zweck sowie die Vision sind sehr hoch über allem stehende Elemente, die sich nur träge im Laufe von Jahren ändern oder aber auch nie. Alles unterhalb der Vision, mit Ausnahme der Verantwortung, kann sich innerhalb eines Jahres ändern, vielleicht sogar extrem verändern.
Im Taskmanager läuft alles zusammen
David Allen spricht von der einen Quelle, der einen Liste, der eine Ort, an dem alles zu finden ist, was mit Aufgaben zu tun hat. Bei mir ist dieser eine Ort TickTick. Warum der und nicht ein anderer Aufgabenmanager? Es gibt nicht viele, die eine gute Strukturierungsmöglichkeit und Flexibilität bieten, um GTD damit umzusetzen. Entweder halten sie sich zu strickt an die Methode oder sind nicht ausreichend zu konfigurieren, um GTD damit abzubilden.
Gleich vorweg. Zu 100 % lässt sich die Methode mit TickTick nicht abbilden. Aber relativ nah herankommen ist möglich. Viel wichtiger ist die Flexibilität von TickTick. Dadurch lässt sich die Methode etwas an die Software und die eigenen „Abwandlungen“ anpassen. Denn GTD erlaubt es durchaus, das für Dich passende System zu erstellen. Wichtig ist, dass es den GTD-Prinzipien folgt und den Kern der Methode enthält.
Listen für den Kontext einer Aufgabe
Ich ordne die Aufgaben dem Kontext zu, in dem ich diese bearbeiten kann. Also PC, Smartphone, reMarkable, zu Hause. Einkäufe sind in einer EinkaufsApp, außer große Anschaffungen, die finden sich in TickTick. Wenn ich also in irgendeinem Geschäft bin, dann weiß ich, Einkaufs-App auf, Liste für Lebensmittel auswählen und einkaufen.
Weiter habe ich einen zweistufigen Prozess. Alles was „als nächstes“, also so schnell wie möglich erledigt werden muss, landet in den Nxt_* Listen. Alles andere in Geplant, wenn es einen Termin hat oder Someday, wenn es nur so eine Idee ist oder keinen Termin, nicht wichtig, etc. Waiting for enthält alles auf das ich warte.
#Tags für den Rest
Alles andere wird über Tags abgebildet.
Hierüber kann ich z.B. Zeit und Energiebedarf einer Aufgabe zuweisen. Abends um 22 Uhr würde ich dann nichts anfangen, bei dem ich einen hohen Energiebedarf brauche und das länger als 15 Minuten geplant ist. Die Abstufungen habe ich recht grob gewählt, da es nicht darauf ankommt ob ich nun 8 oder 10 Energiepunkte benötige.
Die Tags, die mit einer Zahl beginnen sind nach meiner, an die PARA-Methode angelehnten, Ablage benannt. So finde ich die Projekt-Ordner usw. direkt im Dateimanager und im Taskmanager.
Die beiden Listen können unterschiedlich sein. Nicht alle Projekte brauchen einen Ordner zur Dateiablage und nicht alle Dateien, die ein Projekt sind, brauchen eine Aufgabe. Durch die Kalenderintegration von TickTick kann ich darauf verzichten eine Aufgabe zu erstellen nach Hockenheim zu fahren, das wird automatisch in TickTick angezeigt werden. Bei meiner wöchentlichen Vorschau werde ich dann rechtzeitig darauf aufmerksam, dass ich nach Hockenheim fahren werde.
Eine Aufgabe im Detail
Schauen wir uns an, wie eine Aufgabe aussieht:
Sie ist terminiert. Der blaue Balken über der Wellenlinie zeigt an, wie weit der Fortschritt der Aufgabe ist. In diesem Fall bin ich bei 1/3 des Kurses. Der Link zum Kurs ist enthalten und der Link zur Doku. Es ist klar, dass ich das nur @Internet kann, wegen des Youtube Zugriffs. Der Kurs dauert länger als 60 Minuten. Benötigt einen wachen Geist und viel Energie und gehört in die Kategorie EDV. Zu guter letzt ist klar, dass ich diese aufgabe nur auf meinem PC erledigen kann.
TickTick unterstützt Markdown im Beschreibungstext der Aufgabe, was es sehr einfach macht, dort Informationen ansehnlich unterzubringen und Links einzubauen.
#Tag-Ansicht
Das Gute an der Arbeit mit Tags ist, dass in TickTick Aufgaben zu einem bestimmten Thema angezeigt werden können, egal zu welchem Kontext (PC, Smartphone, reMarkable) sie gehören oder ob sie nur im geplanten Status sind bzw. Ideen in der Someday Liste.
Auf dem folgenden Screenshot wird das deutlich, da am Ende der Aufgaben die Liste angezeigt wird, aus der die Aufgabe stammt.
Das Gute ist, dass ich nach diesem Artikel die erste Aufgabe in der Liste abschließen kann 💪. Und ja, ich lese das Buch erneut, mittlerweile zum dritten Mal. Und irgendwann sitzt es 😉. Und einige der Someday Aufgaben werde ich wahrscheinlich irgendwann löschen, wenn diese sich überholt haben, aber das ist OK… siehe den Anfang.
Round-Up
Ich versuche die GTD-Methode so genau wie möglich anzuwenden. In meinem Taskmanager (TickTick) bilde ich alle Aufgaben ab. Diese ordne ich dem jeweiligen Kontext zu, weise ihnen einen geschätzten Zeitbedarf und Energiebedarf zu. Ich terminiere sie und schreibe nötige Infos zur Erledigung in den Beschreibungstext.
Der Kontext wird in Form von Listen abgebildet.
Subkontexte, wie z.B. @Internet mit #Tags.
Zeit, Energie, Projekt, Verantwortung, Lebensbereich, etc. wird über #Tags abgebildet.
Für Kalendereinträge erfasse ich keine Aufgabe, wenn ich z.B. zu einer Messe fahre. Das wird über die Kalender-Integration in TickTick angezeigt.
- GTD und „Getting Things Done“ sind Warenzeichen der David Allen Company, siehe https://gettingthingsdone.com/ ↩︎